Informații organizaționale pentru expozanți

1. Date de contact, termene pentru montare și demontare, precum și programul de vizitare al târgului.
2. PTAK WARSAW EXPO (PWE) – informații tehnice importante: racorduri la rețeaua electrică, la apă și la internet, sarcina admisă pe suprafața de expunere, greutatea maximă a elementelor suspendate, înălțimea maximă a structurii.
3. Proceduri privind recepția standurilor, alocarea spațiului și normele de siguranță în incinta PWE.
4. Informații privind descărcarea, expedierile prin curier și transportul de mărfuri la PWE.
5. Documente de descărcat PL.

1. Date de contact, termene pentru montare și demontare, precum și programul de vizitare al târgului.

Toate detaliile vor fi disponibile în curând

2. Informații tehnice importante pentru PTAK WARSAW EXPO (PWE): racorduri la rețeaua electrică, apă, conexiune la Internet, sarcina maximă admisă pe 1 m² de spațiu expozițional, greutatea maximă a elementelor suspendate, înălțimea maximă a structurilor.

Racorduri electrice:

Expozantul are obligația de a comanda puterea corespunzătoare pentru racordurile electrice necesare alimentării tuturor dispozitivelor electrice utilizate la stand.
Puterea totală a dispozitivelor și a iluminatului de la stand va constitui baza pentru asigurarea unei surse de alimentare adecvate.

Racorduri la apă:

Expozantul are obligația de a comanda racorduri de apă corespunzătoare numărului de utilaje și dispozitive conectate la stand. Se interzice conectarea a mai mult de un dispozitiv sau a unei chiuvete la un singur racord de apă (valabil atât pentru alimentare, cât și pentru evacuare). Nu este permisă utilizarea punctelor de distribuție și a ramificațiilor pentru mai multe dispozitive.

Descrierea racordurilor în incinta PWE:

Racorduri electrice:

• sunt furnizate în intervalele de putere specificate (în kWh), așa cum au fost stabilite în formularul de comandă al Organizatorului,
• energia trifazică este furnizată începând de la 9 kW,
• Expozanții care comandă energie trifazică sunt rugați să specifice tipul de priză (16 A, 32 A, 63 A) și consumul de energie al utilajului/dispozitivului conectat la stand. Expozantul/subcontractorul responsabil cu construcția are obligația de a specifica cu exactitate poziția fiecărei prize de conectare în cadrul proiectului.

Racorduri la apă:

• alimentare – diametrul țevii de 0,5 inch, prevăzută cu robinet,
• scurgere chiuvetă – țeavă de 1 inch,
• evacuare dispozitiv/utilaj – țeavă PVC, diametru de 2 inch.

Conexiune la Internet: prin cablu sau Wi-Fi (în funcție de nevoile Expozantului).
O conexiune la internet este alocată unui singur computer.

SARCINA MAXIMĂ PE 1 m² DE SPAȚIU EXPOZIȚIONAL: 2,5 T/m² ȘI PE CANALELE DE UTILITĂȚI: 500 kg.

GREUTATEA MAXIMĂ ADMISĂ A ELEMENTELOR SUSPENDATE: 50 kg/1 punct *

* Toate tipurile de suspendări se coordonează întotdeauna cu consultantul tehnic. Suspendarea elementelor clientului de tavanul halei este posibilă numai după transmiterea documentației solicitate (declarație privind suspendarea elementelor, planul standului cu proiectul și punctele de suspendare marcate, documente care atestă structura Trilock/Quadrolock sau orice altă structură, fie ea și proprie, de care vor fi fixate elementele - nu mai târziu de 40 de zile înainte de începerea evenimentului și după obținerea acordului Organizatorului).

ÎNĂLȚIMEA MAXIMĂ A CONSTRUCȚIEI INDIVIDUALE A STANDULUI: conform planului tehnic al standului primit de la Organizator.

3. Informații privind procedurile de predare-primire a standurilor, alocarea spațiului și normele de siguranță în incinta PWE.

Locul de preluare al standului este Punctul de Service Tehnic pentru Expozanți, situat în incinta PWE.

Comenzile suplimentare sau modificările aduse standurilor construite se vor efectua, în măsura posibilităților, în ziua livrării standului.

Amenajarea standurilor de către Expozanți are loc în ziua recepției standului.

Conform regulamentului târgului, pentru decorarea standului sunt permise doar materiale neinflamabile sau materiale tratate cu agenți ignifugi până la un grad ridicat de rezistență la aprindere.

Materialele impregnate ignifug trebuie să dețină o certificare valabilă în acest sens.

Expozantul este obligat să prezinte la Punctul de Service Tehnic pentru Expozanți certificatele actuale care atestă nivelul de rezistență la foc și neinflamabilitatea materialelor utilizate.

În incinta PWE, fumatul, aducerea și utilizarea buteliilor de gaz, inclusiv a celor de tip turistic, sunt strict interzise.

Decorațiunile utilizate la stand nu trebuie să deterioreze pereții și pardoseala PWE, prin urmare este interzisă sprijinirea elementelor de metal, sticlă sau mobilier de pereți fără o protecție adecvată.

Expozanților care își decorează standurile singuri le este interzis să bată cuie, să înșurubeze șuruburi sau să introducă știfturi în pereți.

În caz de deteriorare a componentelor structurii standului, Expozantul va fi responsabil pentru costurile de înlocuire sau reparare a componentei deteriorate.

Lăsarea bunurilor expozantului la stand:

Conform regulamentului târgului, este interzisă ridicarea exponatelor și demontarea standului înainte de închiderea oficială a târgului.

Demontarea elementelor standului are loc în intervalul orar specificat de Organizator. Expozanții sunt obligați să îndepărteze toate decorațiunile folosite la stand (exponate, panouri publicitare, bannere, postere împreună cu banda dublu-adezivă, folia colorată de pe modulele de construcție) și să readucă spațiul expozițional ocupat (standul) la starea în care a fost predat de Organizator.

ATENȚIE!!!

În caz de deteriorare a modulelor standului sau de lăsare a elementelor decorative (grafică) pe stand, Expozantul va fi responsabil de costurile de renovare sau curățare a modulelor de stand.

Organizatorul nu este responsabil pentru nicio deteriorare sau pierdere a bunurilor Expozantului care nu au fost ridicate de pe teritoriul Târgului de către Expozant în termenul specificat.
În zona PWE este complet interzisă utilizarea focului deschis, a utilajelor precum polizorul sau aparatul de sudură, precum și a uneltelor care generează praf fără un exhaustor de vid.

Locul de preluare a suprafeței împreună cu racordurile comandate este Punctul de Service Tehnic pentru Expozanți situat în incinta PWE.

Acceptarea suprafeței împreună cu racordurile la utilități pentru construcția standului are loc în ziua începerii montării, pe baza Protocolului de Recepție a spațiului expozițional.

Persoana care preia suprafața, dacă nu este Expozantul însuși (de exemplu, constructorul standului), trebuie să dețină autorizația în original din partea Expozantului, semnată și ștampilată de acesta. Atunci când sosiți pentru montare și expoziție, vă rugăm să vă prezentați la Biroul Expozanților pentru a ridica ecusoanele (badge-urile) și pentru a primi standul. Pe durata montării emitem autocolante „SETUP”, iar pe durata expoziției, un ecuson de „EXPOZANT”. ECUSOANELE SE PROCURĂ EXCLUSIV DE LA BIROUL EXPOZANȚILOR. Fiecare persoană care pregătește și gestionează standul are obligația de a purta ecusonul (într-un loc vizibil) pe toată perioada de montare și desfășurare a expoziției. Ecusoanele de „EXPOZANT” vor fi eliberate nu mai devreme de ziua precedentă deschiderii expoziției. Pentru a facilita eliberarea eficientă a ecusoanelor, vă recomandăm să completați informațiile în generator.

Ecusoanele tehnice sunt valabile doar în timpul montării și demontării și nu conferă drept de acces pe teritoriul târgului în timpul evenimentului.

: Standurile, echipamentele și decorațiunile acestora trebuie realizate exclusiv din materiale neinflamabile sau protejate cu substanțe ignifuge cu un grad corespunzător de rezistență la flacără. Expozantul are obligația de a prezenta Organizatorului certificatul relevant care atestă clasa de inflamabilitate a materialelor.

O scanare sau o fotocopie a certificatelor trebuie trimisă Organizatorului împreună cu proiectul arhitectural al standului cu 40 de zile înainte de începerea Târgului.

Contractorul responsabil de construcția standului este obligat să îndepărteze toate deșeurile și elementele rămase în urma construcției de pe stand și de pe căile de acces.
Contractorul responsabil de instalare este obligat să finiseze sau să îmbrace, într-un mod estetic și în culoarea albă, fiecare perete adiacent standului vecin care depășește înălțimea de 2,4 m. Finisajul exterior trebuie realizat din materiale opace.

Expozantul poartă întreaga răspundere pentru orice pierderi sau daune rezultate din utilizarea necorespunzătoare a spațiului expozițional, precum și a spațiilor și echipamentelor Centrului de Expoziții și Congrese, cauzate de proprii angajați sau de compania angajată pentru construirea standului expozantului.
Angajații care efectuează instalații electrice trebuie să dețină certificate SEP valabile pentru exploatarea dispozitivelor electrice.

Expozantul care își construiește standul în regie proprie sau printr-o companie externă angajată este obligat să:

• furnizeze numele și adresa companiei care execută construcția standului,
• autorizeze contractorul construcției standului să preia oficial spațiul expozițional pentru construcția standului de târg,
• depună proiectul arhitectural, electric și de instalații sanitare al standului spre aprobare către Organizator cu 40 de zile înainte de începerea târgului,
• obțină aprobarea pentru instalarea sistemelor tehnice menționate,
• depună autorizația și o declarație din partea contractorului, împreună cu certificatele care atestă că materialele utilizate pentru construcția standului sunt neinflamabile,
• depună documentația completă privind structurile suspendate.

Demontarea standurilor expoziționale construite în regie proprie / prin terți

Conform regulamentului Târgului, este interzisă ridicarea exponatelor și demontarea standului înainte de finalizarea Târgului.

Demontarea elementelor standului are loc în intervalul orar specificat de Organizator. Expozanții sunt obligați să îndepărteze toate decorațiunile folosite la stand (exponate, panouri publicitare, bannere, postere împreună cu banda dublu-adezivă, folia colorată de pe modulele de construcție) și să readucă spațiul expozițional ocupat la starea în care se afla în ziua predării de către Organizator.

Demontarea standului trebuie finalizată cel târziu până la expirarea termenului specificat stabilit de Organizator. Nerespectarea termenelor va atrage costuri suplimentare pentru Expozant. După demontare, spațiul expozițional trebuie predat Organizatorului în stare nedeteriorată, corespunzătoare stării spațiului dinainte de asamblarea standului. Toate elementele utilizate pentru construcția standului, mocheta și banda adezivă trebuie îndepărtate din spațiu. Expozantul este responsabil pentru orice daune rezultate dintr-o demontare efectuată în mod necorespunzător. Organizatorul nu își asumă nicio responsabilitate pentru distrugerea sau pierderea bunurilor Expozantului care nu au fost ridicate de pe teritoriul Târgului de către Expozant în termenul specificat. Echipele care intră pentru demontare trebuie să dețină ecusoane „tehnice” (disponibile pentru ridicare de la Punctul de Service Tehnic pentru Expozanți, în incinta Târgului). Accesul vehiculelor de livrare și de mare tonaj pentru demontare este posibil doar din momentul încheierii oficiale a Târgului.

4. Informații despre descărcare, expedieri prin curier și transport de mărfuri la PWE.

Descărcarea și transportul materialelor în incinta PWE. EXPOZANȚII CARE RECURG LA COMPANII DE CURIERAT SUNT OBLIGAȚI SĂ RECEPȚIONEZE PERSONAL COLETELE EXPEDIATE.

Livrarea mărfurilor și a exponatelor pe durata Târgului trebuie finalizată cu cel puțin 30 de minute înainte de deschiderea Târgului, iar în restul zilelor, aceasta are loc în timpul orelor de montare a standurilor.

Organizatorul nu își asumă responsabilitatea pentru coletele trimise expozanților, prin urmare, nicio expediere nu va fi acceptată de la compania de curierat la Punctul de Service Tehnic pentru Expozanți.

Drepturile exclusive pentru serviciile de transport (inclusiv deplasarea în interiorul halelor expoziționale a stivuitoarelor și a altor vehicule de transport) sunt deținute de următoarea companie:

NETLOG POLSKA Sp. z o.o.

Rafał Skrobutan
Coordonator
tel. +48 22 256 70 55
mobil: +48 668 890 274
e-mail: rafal.skrobutan@netlog.org.pl
www.netlog.org.pl

Expeditorul Oficial de Mărfuri al Târgului efectuează, în regim de exclusivitate, servicii de încărcare și descărcare în incinta PWE (Centrul Polonez de Expoziții și Congrese) utilizând dispozitive mecanice precum stivuitoare și macarale. În legătură cu aceasta, în incinta PWE (Terenul Expozițional) este în vigoare interdicția introducerii de către Expozanți și terți a dispozitivelor mecanice pentru descărcare, cum ar fi macaralele și stivuitoarele mecanice, fără acordul Organizatorului sau al Expeditorului Oficial de Mărfuri al Târgului.

Expeditorul de mărfuri oferă servicii prin intermediul:

• organizării transportului expozițional, servicii logistice complete PWE,
• descărcării și încărcării mărfurilor de expoziție în conformitate cu instrucțiunile expeditorului,
• asistenței acordate de personal calificat la despachetarea/împachetarea exponatelor la stand,
• depozitării profesionale a ambalajelor goale, a exponatelor și a materialelor de construcție a standurilor,
• închirierii de stivuitoare și platforme de transport.

5. Documente pentru descărcare PL.

• Declarația contractorului pentru construcția standului (construcție individuală)
• Împuternicire pentru contractorul construcției standului (construcție individuală)
• Declarație privind suspendarea elementelor la stand
• Protocol de recepție a spațiului expozițional
• Acreditare pentru compania externă de construcție